Как организовать обслуживание оргтехники в офисе без простоев

В небольшом офисе принтер обычно вспоминают только тогда, когда он перестает печатать. В этот момент выясняется, что запасного картриджа нет, мастера никто не знает, а договор нужно отправить через полчаса. Подобные ситуации отнимают у компании часы рабочего времени и нервы сотрудников. Сервисный центр 93PC обслуживает оргтехнику десятков организаций Краснодара, и в этой статье мы делимся тем, как выстроить процесс так, чтобы принтеры и МФУ работали без сюрпризов.

Сколько на самом деле стоит простой

Расходы на оргтехнику обычно считают как сумму за картриджи и ремонт. Но реальная стоимость включает и потерянное время. Сотрудник, который пытается сам устранить замятие, ищет работающий принтер на другом этаже или едет в копицентр, не выполняет свою основную работу. Если принтер стоит несколько дней, страдают документооборот, отношения с клиентами и сроки.

Поэтому задача обслуживания — не только устранять поломки, но и предотвращать их, а при неизбежном ремонте сокращать время простоя до минимума.

Шаг первый: инвентаризация

Начните с простого списка всей оргтехники в офисе: модель, расположение, ответственный сотрудник, тип картриджа, примерный объем печати в месяц. Это кажется формальностью, но на практике дает много полезной информации:

• становится понятно, сколько разных моделей картриджей нужно держать в запасе;
• видно, какие аппараты перегружены, а какие простаивают;
• можно выявить устаревшие принтеры, обслуживание которых обходится дороже замены;
• появляется основа для планирования бюджета.

При заключении договора на обслуживание наш специалист проводит такую инвентаризацию бесплатно и фиксирует счетчики страниц каждого аппарата.

Шаг второй: унификация парка

Если в офисе пять принтеров пяти разных моделей, вам нужно пять разных картриджей, пять наборов запасных деталей и пять разных инструкций. Постепенная унификация — переход на одну-две модели — упрощает жизнь: запасной картридж подходит к любому принтеру, сотрудники знают, как устранить типичную ошибку, а сервису проще держать запчасти.

При выборе модели для офиса стоит смотреть не на цену самого принтера, а на стоимость отпечатка и доступность расходных материалов. Дешевый принтер с дорогими картриджами в итоге обходится значительно дороже.

Шаг третий: запас картриджей

Простое правило: для каждой модели принтера в офисе должен быть хотя бы один полный запасной картридж. Когда картридж заканчивается, его меняют за минуту, а пустой отправляют на заправку. Сотрудник, отвечающий за хозяйство, следит, чтобы запас не опустел.

При большом объеме печати удобно сдавать картриджи на заправку партиями раз в неделю или раз в две недели. Это экономит время и деньги на доставке.

Шаг четвертый: плановая профилактика

Большинство поломок принтеров развиваются постепенно. Бумажная пыль накапливается в тракте, ролики изнашиваются, тонер просыпается внутрь. Регулярная профилактика выявляет эти проблемы на раннем этапе.

Что входит в профилактику:

1. Чистка тракта бумаги, роликов, датчиков.
2. Чистка оптики лазерного блока и стекла сканера.
3. Проверка и при необходимости замена изношенных роликов.
4. Проверка термоузла и состояния термопленки.
5. Смазка подвижных узлов.
6. Проверка счетчиков и ресурса расходных деталей.
7. Тестовая печать и сканирование.

Периодичность зависит от нагрузки: для принтеров с небольшим объемом — раз в полгода, для активно используемых МФУ — раз в квартал.

Абонентское обслуживание или разовые вызовы

Разовые вызовы

Подходят офисам с одним-двумя принтерами и небольшим объемом печати. Вы вызываете мастера при необходимости и оплачиваете работу по прайсу. Минус — нет гарантии быстрой реакции, а профилактика часто откладывается «на потом».

Абонентское обслуживание

Фиксированная ежемесячная оплата включает плановые визиты, профилактику, приоритетный выезд при поломке и часто — подменный аппарат на время ремонта. Расходы становятся предсказуемыми, а ответственность за работоспособность техники переходит к сервисной компании.

Для офисов с тремя и более аппаратами абонентское обслуживание обычно оказывается выгоднее, особенно если считать сэкономленное время сотрудников.

Как организовать заявки

Чтобы обслуживание работало, нужен понятный канал для заявок. Хорошая практика — единый адрес электронной почты или форма, куда любой сотрудник может отправить заявку с указанием аппарата и проблемы. Сервисная компания фиксирует заявку, назначает мастера и сообщает срок. Важно, чтобы заявки не терялись в личных переписках.

Также полезно назначить в офисе ответственного сотрудника, который знает, где хранятся картриджи, как вызвать мастера и как устранить простое замятие.

Обучение сотрудников

Многие проблемы с принтерами возникают из-за неправильного использования: бумага неподходящей плотности, скрепки в автоподатчике, попытки вытянуть замятый лист с силой. Короткий инструктаж для сотрудников — как правильно загружать бумагу, как устранять замятие, что делать при ошибке — заметно снижает количество вызовов.

Мастер может провести такой инструктаж во время планового визита и оставить памятку возле каждого аппарата.

Когда менять оргтехнику

Обслуживание старого аппарата в какой-то момент становится невыгодным: запчасти дорожают или исчезают с рынка, поломки учащаются, а скорость и функции уже не соответствуют задачам. Признаки, что пора задуматься о замене:

• стоимость ремонта за год приближается к цене нового аппарата;
• запчасти приходится заказывать неделями;
• аппарат не поддерживает нужные функции, например сканирование в сеть или двустороннюю печать;
• производитель прекратил выпуск драйверов для актуальных систем.

Сервисная компания, которая обслуживает ваш парк, может подготовить рекомендации по замене и помочь подобрать аппараты с учетом стоимости владения.

Типичные ошибки при самостоятельном обслуживании

Мы часто видим одни и те же ошибки в офисах, где оргтехникой занимаются своими силами. Картриджи покупают в последний момент и самые дешевые, без проверки совместимости. Профилактику не делают, пока принтер не сломается. Ошибки на дисплее сбрасывают, не выясняя причину, и через неделю аппарат останавливается окончательно. Драйверы скачивают с сомнительных сайтов, а сканирование в сеть настраивают на личную учетную запись сотрудника, которая перестает работать после его увольнения.

Еще одна частая проблема — отсутствие истории. Никто не помнит, когда меняли ролики или термопленку, какие картриджи подходят к какому аппарату и кто последний раз приезжал чинить. При абонентском обслуживании мы ведем журнал по каждому аппарату: даты визитов, выполненные работы, замененные детали и показания счетчиков. Это позволяет прогнозировать замену расходных деталей и избегать внезапных остановок, а при необходимости — показать руководству, на что расходуется бюджет.

Итог

Оргтехника без простоев — результат системы, а не везения. Инвентаризация, унификация, запас картриджей, плановая профилактика и понятный канал для заявок превращают хаотичные поломки в предсказуемый процесс. Если вы хотите передать эту задачу профессионалам, обращайтесь в 93PC — проведем бесплатный аудит оргтехники и предложим подходящий формат обслуживания.